Reforma tributária: 3 armadilhas que podem afetar seus negócios em 2026

Desde 1º de janeiro de 2026, o Brasil vive um momento crucial em sua estrutura tributária com a transição para um novo regime. Neste ano, contadores e empresas devem se adaptar a duas realidades: o sistema legado, com tributos como PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI, e o novo modelo, que introduz o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), com alíquotas simbólicas de 0,9% e 0,1%, respectivamente. Teoricamente, 2026 é um período educativo, onde não haveria cobrança e multas. Contudo, essa interpretação pode levar a um sentimento de falsa tranquilidade que, se não for corrigido, resultará em sérios problemas fiscais e operacionais.

O Ano Educativo: Uma Análise Crítica

A narrativa do “ano educativo” tem gerado um entendimento de que os contadores e empresários podem operar com liberdade em relação às novas obrigações tributárias. O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1, de 23 de dezembro de 2025, estipula a suspensão das multas relacionadas ao não cumprimento das obrigações acessórias do IBS e da CBS. Porém, essa suspensão está condicionada a um aspecto crucial: as empresas precisam ainda emitir notas fiscais com o destaque correto dos novos tributos.

Esse detalhe é fundamental. A ausência de destaque traz implicações operacionais, pois empresas que não se adaptarem, ou que não atualizarem seus sistemas para incluir os campos de IBS e CBS, podem parar de emitir notas fiscais. Um cliente que, por exemplo, não conseguir emitir uma nota de venda porque não preencheu os campos obrigatórios de forma correta, não será penalizado com multa, mas verá suas operações comprometidas, resultando em perdas financeiras.

A Importância da Validação dos Dados

Outro equívoco frequente é a interpretação de que a apuração do IBS e da CBS durante 2026 é informativa e que a precisão dos dados não tem grandes consequências. Na verdade, as informações destacadas nas notas fiscais de 2026 servirão de base para o Comitê Gestor Integrado do IBS (CGIBS) ao definir as alíquotas de referência a partir de 2027. Isso significa que um erro, como a escolha indevida de códigos de classificação tributária ou a falta de informações essenciais, pode impactar não apenas o presente, mas criar um histórico que será utilizado para a futura cobrança.

Assim, especialistas alertam que a responsabilidade sobre informações incorretas se amplia, e a possibilidade de contestação futura contra a Receita Federal se torna mais complicada. Caso uma empresa cometa um erro em 2026, retificá-lo após o início das cobranças efetivas poderá ser um processo difícil e frustrante, demonstrando a importância de se assegurar a correta parametrização desde o início.

O Impacto da Suspensão e o Cronograma de Adequação

A suspensão das multas está ligada à publicação da parte comum dos regulamentos do IBS e da CBS, com datas não fixas. Caso a regulamentação seja publicada em janeiro de 2026, a exigência plena começaria em maio do mesmo ano. Se os regulamentos forem publicados em fevereiro, essa data passaria para junho. Portanto, a estratégia de “aguardar até abril” para planejar a adequação pode ser arriscada se os regulamentos forem publicados antes do esperado.

Para contadores e empresários, isso significa que a data limite para se adequar pode mudar rapidamente. Uma recomendação prática seria estabelecer um alerta para a publicação desses regulamentos, de forma que todos os envolvidos possam estar cientes das novas obrigações. Contabilizar um prazo de quatro meses a partir da publicação é crucial para garantir a conformidade.

Estratégias Imediatas para Adequação

Diante dessas armadilhas e incertezas, algumas ações se tornam imprescindíveis para garantir que empresas e contadores estejam preparados para a nova realidade tributária. A primeira ação necessária é auditar a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e). Isso assegurará que os campos de IBS e CBS estejam sendo preenchidos corretamente, com a classificação correta de tributos.

Em segundo lugar, é essencial revisar o histórico das NF-es emitidas em 2026 e verificar se os valores destacados coincidem com os números gerados pela Calculadora da Receita Federal. Uma diferença sistemática pode indicar problemas na parametrização, que podem e devem ser resolvidos antes que a nova legislação entre em vigor plenamente.

Por último, a documentação clara do entendimento aplicado a cada cliente em relação às obrigações tributárias também é fundamental. Mesmo neste período supostamente informativo, os contadores ainda possuem a responsabilidade de orientar adequadamente seus clientes e documentar as decisões tomadas. Isso age como uma proteção, garantindo que, caso surjam questionamentos no futuro, haja registros claros sobre como cada questão foi tratada.

Considerações Finais

O ano de 2026 é realmente educativo no sentido de que a Receita Federal não operará autuações. Contudo, isso não significa que os contadores e suas empresas possam relaxar em suas adequações. Erros nesse período podem não resultar em multas, porém suas repercussões se estenderão ao longo dos anos seguintes. A transição para o novo sistema requer atenção, planejamento e execução cuidadosa para que as empresas não enfrentem dificuldades financeiras em um futuro próximo. Por isso, adequações proativas são imprescindíveis.

Assim, contadores e empresários devem agir agora e não deixar o futuro em mãos incertas. O momento é de atenção e ação, e a preparação para o novo sistema tributário deve ser uma prioridade imediata.

Fonte original: Portal Contábeis