Controle patrimonial: Evite utilizar planilhas Excel e conheça os benefícios de sistemas específicos
Empresas têm utilizado o Excel para gerenciar aspectos diversos de seus negócios, como controle financeiro, contas a pagar, estoque e ativo imobilizado. Contudo, a gestão do ativo imobilizado por MEIo do Excel pode acarretar inúmeros problemas, apesar de sua popularidade e acessibilidade.
O perigo de utilizar o Excel na gestão patrimonial
Embora o Excel seja uma ferramenta poderosa para criação de relatórios e análises temporárias, utilizá-lo para o controle do ativo imobilizado apresenta sérios riscos:
1. Falta de Padronização e Vulnerabilidade: A ausência de padronização e a manipulação fácil de dados tornam as planilhas vulneráveis a erros e inconsistências.
2. Ausência de Controle de Versão e Rastreabilidade: A falta de histórico claro de alterações compromete a integridade dos dados.
3. Risco de Perda de Dados e Falta de Backup: Planilhas locais estão sujeitas a falhas técnicas e cibernéticas, podendo resultar na perda irreparável de informações.
4. Ausência de Auditabilidade e Exposição a Riscos Fiscais: A falta de um sistema auditável e conformidade com normas contábeis pode resultar em multas e sanções.
5. Limitações de Escalabilidade e Acesso: À medida que a empresa cresce, a gestão via Excel se torna inviável, gerando problemas no compartilhamento e acesso aos dados.
Em busca de alternativas: o panorama da gestão patrimonial
A falta de opções dedicadas para o controle patrimonial tem levado muitas empresas a manterem o Excel, porém, existem sistemas específicos que oferecem mais segurança e funcionalidade.
A virada de chave: os benefícios de um sistema patrimonial dedicado
Migrar para um sistema dedicado de gestão patrimonial pode trazer inúmeros benefícios:
1. Controle Individualizado e Detalhado: Informações precisas sobre cada item do ativo imobilizado.
2. Segurança e Acessibilidade em Nuvem: Garantia de backup diário e alta disponibilidade.
3. Ambiente Multiusuário e Integrado: Possibilidade de controle de permissões e integração de informações de diversos departamentos.
4. Anexos Digitais e Centralização Documental: Facilidade na gestão de documentos relacionados aos ativos de forma centralizada.
5. Cálculo Automatizado da Depreciação e Conformidade: Integridade dos dados contábeis e conformidade com normas vigentes.
6. Geração de Relatórios e Tomada de Decisão Estratégica: Facilidade na geração de relatórios gerenciais e fiscais para embasar decisões estratégicas.
Casos reais: a experiência de mercado
Empresas de diversos portes e segmentos têm se beneficiado da transição para sistemas de gestão patrimonial dedicados, como Sispro Gestão Patrimonial, SAP, Oracle Asset Fixed, AXS Consultoria e Totvs ERP, entre outros.
O próximo passo: avalie sua necessidade
É fundamental que empresas que ainda utilizam o Excel para o controle patrimonial considerem a migração para sistemas especializados a fim de garantir segurança, conformidade e eficiência operacional. Muitas empresas oferecem demonstrações gratuitas de seus sistemas para que os interessados possam avaliar a adequação da ferramenta às suas necessidades.
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Fonte original: Jornal Contábil
Publicado por Redação AmdJus, com base em fontes públicas. Saiba mais sobre nossa linha editorial.
