Escritórios contábeis: A importância da gestão de projetos para evitar a perda de prazos
Um estudo realizado pela Potencialize Resultados aponta que até 25% da produtividade dos escritórios contábeis no Brasil é comprometida com o retrabalho. Além disso, 73% das tarefas refeitas poderiam ser evitadas com a implementação de práticas simples de gestão.
A falta de uma metodologia estruturada para gerenciar fluxos internos e projetos operacionais é um dos principais motivos apontados para os atrasos recorrentes nas entregas dos escritórios contábeis. A ausência de processos bem definidos resulta em trabalho feito com base na memória e na urgência, levando a atrasos, retrabalhos e queda na qualidade das entregas.
Segundo o consultor Hygor Lima, fundador da Potencialize Resultados, o problema enfrentado pelos escritórios contábeis é mais gerencial do que técnico. A falta de definição clara de processos resulta em retrabalhos e atrasos, afetando a eficiência operacional dessas empresas.
Baixa produtividade e necessidade de gestão interna
Dados do FGV IBRE mostram que, apesar do crescimento da produtividade do trabalho em 2023, os níveis ainda estão aquém do ideal. O índice agregado de produtividade no Brasil registrou uma queda de 97,40 para 95,70 pontos entre maio e junho de 2025, de acordo com o Trading Economics. Isso reforça a importância de aprimorar a gestão interna em todos os setores, incluindo o contábil.
O estudo destaca que muitos escritórios contábeis reconhecem a existência de gargalos operacionais, porém, não mensuram o impacto real dessas falhas. Entre os fatores mais comuns estão a sobrecarga de tarefas, falta de delegação formal, ausência de padronização, comunicação informal e falta de indicadores de desempenho.
Método DITA: Redução do retrabalho e aumento da eficiência
Diante desse cenário, a Potencialize Resultados desenvolveu o Método DITA (Documentar, Implantar, Treinar e Aperfeiçoar) para auxiliar os escritórios contábeis a reduzir o retrabalho. A metodologia inclui o diagnóstico dos gargalos internos, padronização de fluxos operacionais, treinamento das equipes e monitoramento contínuo com melhorias incrementais.
Escritórios que adotaram o Método DITA reportaram uma redução de até 38% no retrabalho durante os meses de alta demanda. Segundo dados da consultoria, com um sistema estruturado, é possível aumentar a capacidade de atendimento sem a necessidade de aumentar a equipe.
Setembro e outubro: Momento estratégico para implementar ajustes operacionais
O período entre setembro e outubro é considerado ideal para implementar ajustes operacionais nos escritórios contábeis, antes da concentração das obrigações de fim de ano. Durante esse período, é possível mapear gargalos com folga operacional, adaptar as equipes às novas rotinas antes dos picos fiscais e ganhar previsibilidade para planejar o próximo exercício.
Ao tratar as entregas como projetos, com escopo, responsáveis e cronograma bem definidos, os escritórios podem reduzir até 40% dos atrasos e dobrar a capacidade de entrega sem a necessidade de aumentar a equipe.
Obstáculos à implementação e a importância da gestão de processos
Apesar dos resultados positivos obtidos com a implementação de metodologias de gestão, muitos escritórios enfrentam dificuldades em adotar tais práticas. Resistência cultural à mudança, falta de tempo para estruturar rotinas, ausência de liderança comprometida com a mensuração de resultados e pressão de entregas urgentes são alguns dos obstáculos enfrentados.
Para Hygor Lima, tornar o gerenciamento de processos uma prioridade é essencial para os escritórios contábeis. Ao assumir o papel de gestor de projetos, o contador deixa de lidar com incêndios e passa a operar com previsibilidade, o que impacta não apenas o escritório, mas também o cliente final.
A gestão de projetos contábeis é fundamental para a sobrevivência do setor, considerando a crescente complexidade das obrigações fiscais e trabalhistas. A implementação de metodologias de gestão proporciona eficiência, previsibilidade e vantagem competitiva aos escritórios contábeis.
Fonte original: Receita Federal
Publicado por Redação AmdJus, com base em fontes públicas. Saiba mais sobre nossa linha editorial.
