Empresas se preparam para o início de 2026 com organização documental
Com o fim do ano se aproximando, as empresas se encontram em um momento crítico para a organização de documentos. O crescimento do volume de papéis coincide com prazos mais curtos, e a falta de organização nesse momento pode acarretar em consequências no início do novo ano, afetando auditorias e obrigações acessórias como a DIRF e informes de rendimentos, que vencem logo nos primeiros meses do ano.
Segundo o The Accelerated Workplace Report da Adobe, cerca de 48% dos trabalhadores relatam dificuldades frequentes em encontrar documentos no ambiente digital, indicando sistemas de arquivamento desorganizados ou pouco eficientes.
Para Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security, a falta de organização contínua dos documentos é o principal erro cometido pelas empresas. A falta de separação de arquivos ao longo dos meses leva a uma sobrecarga em dezembro, mês que já demanda atenção a diversas questões.
Documentos fiscais e contábeis, comprovantes de recolhimento, documentos do RH, contratos com renovação automática e critérios técnicos para eliminação, digitalização ou guarda permanente de documentos, são alguns dos pontos que requerem atenção especial no momento de organização documental.
De acordo com Fabiano, é crucial seguir critérios específicos para cada ação, garantindo que a eliminação, digitalização ou guarda permanente estejam de acordo com as bases legais estabelecidas no Código Civil, Código Tributário Nacional, normas previdenciárias e na LGPD.
Planejar o ciclo documental da empresa, definindo antecipadamente o que será coletado, por quanto tempo será guardado e quando será excluído, é fundamental para uma gestão eficiente. A digitalização e a gestão eletrônica dos documentos não apenas reduzem o uso de papel e a pegada de carbono, mas também garantem transparência e rapidez nas auditorias.
O controle e organização documental possibilitam um início de ano mais tranquilo e eficiente para as empresas, evitando retrabalhos, agilizando processos e garantindo o cumprimento de obrigações legais. Por isso, investir na gestão documental é essencial para o bom funcionamento e crescimento sustentável das organizações.
Fonte: Agência Brasil
Publicado por Redação AmdJus, com base em fontes públicas. Saiba mais sobre nossa linha editorial.
