Gestão do Ativo Imobilizado: Por que o Excel pode não ser suficiente
O Excel foi por muito tempo a ferramenta preferida de departamentos contábeis e financeiros para a gestão de ativos imobilizados. Versátil e de fácil acesso, o programa era utilizado para controlar o patrimônio das empresas de forma econômica. No entanto, o uso contínuo de planilhas, apesar de aparentemente vantajoso, pode acarretar em problemas sérios e comprometer a confiabilidade das informações contábeis.
Muitas vezes, gestores e contadores recorrem ao Excel para evitar investimentos em softwares especializados. Inicialmente, esse método manual pode parecer funcional, mas com a complexidade das operações aumentando ao longo do tempo, como aquisições, baixas e cálculos de depreciação, as planilhas se mostram insuficientes.
Fragilidades das planilhas na gestão de ativos
A gestão do ativo imobilizado exige precisão técnica e histórico de movimentações, algo que o Excel nem sempre consegue garantir. Erros humanos, fórmulas equivocadas, abas desatualizadas e falta de padronização entre setores são problemas comuns encontrados nas planilhas, comprometendo assim a integridade dos dados.
A falta de confiabilidade no controle em planilhas pode resultar em ativos lançados de forma incorreta, depreciações calculadas de maneira inconsistente e ausência de histórico confiável. Essas falhas se tornam evidentes durante auditorias internas, externas ou fiscais, gerando divergências entre o controle físico e contábil.
A importância da rastreabilidade e governança
A governança patrimonial demanda transparência, documentação rastreável e conformidade com normas e regulamentos. Em auditorias, a falha em comprovar a integridade dos dados pode acarretar em ressalvas, notificações e contingências fiscais.
Normas como CPC 27 e CPC 01 estabelecem requisitos que vão além das capacidades operacionais das planilhas. A manutenção de um controle patrimonial eficiente exige o uso de plataformas tecnológicas específicas, capazes de realizar cálculos automáticos e integrar dados em tempo real com a contabilidade.
Softwares de gestão patrimonial: a nova era da confiabilidade
No mercado atual, existem diversas soluções especializadas em gestão de ativos imobilizados que atendem às exigências fiscais, contábeis e gerenciais. Ferramentas como IBM Maximo Asset Management, SISPRO Patrimonial e Oracle Enterprise Asset Management automatizam processos, possibilitam auditorias e mantêm registros históricos em conformidade com as normas Big Four e órgãos reguladores.
Essas plataformas oferecem modelos SaaS com custos acessíveis para empresas de todos os tamanhos, eliminando a necessidade de investimento em infraestrutura e garantindo atualizações automáticas.
O mito da economia com o Excel e a nova função do contador
A economia ilusória ao utilizar o Excel para gestão patrimonial pode custar caro no longo prazo, com ressalvas de auditoria, ajustes contábeis significativos e notificações fiscais. Além disso, a ausência de rastreabilidade afeta a governança corporativa e a avaliação patrimonial em fusões e aquisições.
Com a evolução das tecnologias contábeis, o papel do contador e do gestor patrimonial ganha um viés estratégico. A automação de tarefas rotineiras abre espaço para análises mais profundas e planejamento tributário mais eficaz, destacando a importância da interpretação de dados e proposição de soluções.
Conclusão: Excel como ponto de partida, não de destino
O Excel continua sendo uma ferramenta válida para análises pontuais, mas não é mais adequado para gestão patrimonial eficiente e confiável. O investimento em plataformas tecnológicas especializadas é essencial para garantir a integridade dos dados, especialmente em um cenário de auditorias rigorosas e transformação digital.
A maturidade contábil e patrimonial não está na complexidade das planilhas, mas sim na confiabilidade das informações. Agora, mais do que nunca, a tecnologia não é mais um diferencial, mas sim uma exigência para as empresas que buscam conformidade, controle e rastreabilidade em seus ativos imobilizados.
Fonte: Receita Federal
Publicado por Redação AmdJus, com base em fontes públicas. Saiba mais sobre nossa linha editorial.
