Descubra como evitar 7 falhas comuns na folha de pagamento que podem resultar em autuações trabalhistas

AUTUAÇÃO TRABALHISTA: Os principais erros na folha de pagamento que levam a multas e processos judiciais

A correta elaboração da folha de pagamento é essencial para empresas evitarem autuações trabalhistas. Profissionais de Recursos Humanos e contabilidade devem estar atentos a erros nos cálculos, registro de jornadas e obrigações fiscais para prevenir multas e passivos legais. A seguir, destacamos os principais equívocos a serem evitados:

1. Cálculos incorretos: Descontos de INSS, IRRF, FGTS e verbas trabalhistas frequentemente apresentam erros. Utilizar tabelas desatualizadas e cálculos manuais pode resultar em valores indevidos, levando a multas. A recomendação é manter as tabelas sempre atualizadas e revisar os cálculos antes do fechamento da folha.

2. Registro inadequado de jornadas e horas extras: A falta de integração entre o ponto digital e a folha de pagamento pode resultar em descontos ou pagamentos errôneos. A automatização das informações sobre faltas, atrasos e horas extras é fundamental para garantir precisão e evitar prejuízos tanto para o trabalhador quanto para a empresa.

3. Classificação incorreta de categoria e enquadramento: É necessário ter rigor ao classificar o regime de contratação (assalariado, PJ, estágio, freelancer) e a atividade desempenhada (CNAE). Equívocos nesse processo podem invalidar acordos coletivos e gerar passivos devido a recolhimentos incorretos.

4. Falta de atualização cadastral: Mudanças salariais, admissões, desligamentos ou afastamentos devem ser registrados mensalmente, pois impactam diretamente na folha de pagamento. A omissão ou erro nesses registros pode resultar em pagamentos indevidos e abrir espaço para autuações.

5. Previsão inadequada de custos anuais: A falta de planejamento em relação a despesas como 13º salário, férias e encargos pode levar as empresas a recorrerem a créditos ou atrasarem pagamentos. Estabelecer reservas mensais evita surpresas no final do ano.

6. Centralização de dados e pessoas: Confiar exclusivamente em um único computador ou indivíduo para o registro dos dados da folha de pagamento pode expor a empresa a riscos. A utilização de soluções na nuvem e o incentivo ao trabalho em equipe são essenciais para garantir a segurança e continuidade das operações.

7. Falta de atualização em relação à legislação: As leis trabalhistas e normas vigentes sofrem constantes atualizações. Ignorar essas mudanças, seja na CLT ou em obrigações acessórias como o eSocial e GFIP, pode resultar em retroativos, multas e processos trabalhistas.

É importante ressaltar que os erros na folha de pagamento acarretam riscos reais, tais como processos judiciais, multas e passivos trabalhistas, prejudicando tanto os colaboradores quanto as empresas. A solução para minimizar tais dificuldades passa pela digitalização dos processos, integração entre os sistemas, investimento na formação das equipes e revisão constante das rotinas de trabalho.

Essas informações foram adaptadas do Blog VR, destacando a relevância de um controle preciso na elaboração das folhas de pagamento para evitar consequências indesejadas.

Fonte: CNN Brasil