Os Principais Documentos que Toda Empresa Deve Manter em Segurança

Documentação empresarial: a importância da organização e retenção adequada

A guarda dos documentos empresariais é fundamental para garantir a segurança jurídica, o cumprimento das obrigações legais e uma gestão eficiente das informações. Cada tipo de registro possui um prazo específico de guarda, determinado pelas normas tributárias, trabalhistas, contábeis e civis.

**Documentos fiscais:** Notas fiscais, conhecimentos de transporte, guias de recolhimento de Tributos e declarações digitais são alguns dos registros fiscais que devem ser mantidos, geralmente, por pelo menos cinco anos, podendo variar conforme a legislação vigente.

**Documentos trabalhistas e previdenciários:** Folhas de pagamento, contratos de trabalho, comprovantes de recolhimento de FGTS e documentos relacionados à saúde e segurança do trabalho devem ser guardados por prazos que variam de 5 a 30 anos, dependendo do tipo de documento.

**Documentos contábeis:** Livros contábeis, balanços patrimoniais, demonstrações de resultados e outros relatórios que comprovam a situação financeira da empresa devem ser mantidos por, no mínimo, cinco anos.

**Contratos e documentos civis:** Contratos com clientes e fornecedores, acordos e termos de confidencialidade devem ser preservados por um período que varia de 5 a 10 anos após o término do contrato.

**Documentos societários:** Contratos sociais, atas de reuniões, livros societários e documentos relacionados a reorganizações societárias geralmente têm guarda permanente ou por prazo indeterminado.

**Licenças, autorizações e alvarás:** Documentos emitidos por órgãos públicos para o funcionamento da empresa devem ser mantidos durante a vigência e por alguns anos após o vencimento.

É importante destacar que a forma de armazenamento dos documentos pode ser física ou digital, desde que sejam preservadas a integridade e a autenticidade dos registros. A digitalização aliada a sistemas de gestão documental é uma prática comum para facilitar o controle de prazos e o acesso às informações.

Estabelecer uma política interna de retenção de documentos, com prazos claros para cada categoria, contribui para o cumprimento das exigências legais e para a organização das rotinas administrativas, preparando a empresa para possíveis fiscalizações, auditorias e demandas judiciais.

Fonte: Receita Federal